Jak wybrać rozwiązanie dla JPK w środowisku SAP?

Jednolity Plik Kontrolny to kolejna już odsłona walki Ministerstwa Finansów o uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Zautomatyzuje wiele procesów związanych z kontrolą ksiąg podatkowych, oczyści rynek z firm stosujących nieuczciwe praktyki i – w założeniu – przyniesie fiskusowi wielomilionowe oszczędności. Niestety, dużym firmom na przygotowanie się do wymogów ustawodawcy, zostało bardzo mało czasu, a opieszałość – może drogo kosztować.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny? Rozbudowanym i bardzo szczegółowym zestawem danych podatkowych, zapisanych w jednolitej, elektronicznej formie. Duże przedsiębiorstwa – firmy zatrudniające co najmniej 250 pracowników lub generujące powyżej 50 mln euro obrotu rocznie i których suma aktywów bilansu przekracza 43 mln euro – już od 1 lipca 2016 roku będą zobligowane do przekazywania go, na każde żądanie, organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej. Biorąc pod uwagę to, że nowe zasady ustalono we wrześniu 2015 roku, a konkretny zestaw wymaganych danych przekazano w marcu 2016, czasu na ich opracowanie zostało bardzo niewiele.
Dodatkowo nowelizacja Ordynacji podatkowej wprowadza obowiązek comiesięcznego raportowania organom podatkowym informacji o prowadzonej ewidencji sprzedaży i zakupu VAT w formie odpowiadającej strukturze JPK (bez wezwania organu). Ustawa została podpisana przez Prezydenta i czeka na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw. Dla dużych przedsiębiorców oznacza to konieczność przesłania pierwszej informacji w terminie do 25 sierpnia 2016 r.

Do zmian nie tylko warto, ale też opłaca się dobrze przygotować, wybierając rozwiązanie, które w prosty i łatwy sposób umożliwi spełnienie nowych wymogów. Brak sprawnej współpracy
z organami podatkowymi, nawet jeśli nie będzie skutkował nałożeniem kar finansowych na przedsiębiorstwo, może negatywnie wpłynąć na jego finansową kondycję, na przykład utrudniając odzyskanie zwrotu nadpłaconego podatku.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu JPK?

Jak najszybciej – to po pierwsze. Największe firmy, które nowym regulacjom będą podlegały lada moment paradoksalnie jednak nie muszą być w najgorszej pozycji. Dostawcy ustandaryzowanych rozwiązań IT gros obciążeń wynikających z dostosowania się do zmienionego prawa biorą na swoje barki.

Co jeśli firma korzysta z SAP i innych systemów?

Sprawdzony dostawca, oferujący kompleksowy system do obsługi księgowej, powinien zadbać nie tylko o implementację Kreatora JPK, ale także zapewnić jego późniejsze wsparcie i niezbędne aktualizacje. Kolejne zmiany ogłaszane przez ustawodawcę nie będą wtedy powodowały konieczności przebudowy całego mechanizmu, wystarczą drobne modyfikacje w jego poszczególnych elementach.

– Warto wybrać rozwiązanie o modułowej strukturze. Pozwala ona na rozbudowę pod kątem dodatkowych funkcjonalności, np. nowych planowanych struktur JPK, zmieniających się definicji pól oraz w zakresie podłączania dodatkowych źródeł danych – tłumaczy Renata Rokita – dyrektor Konsultingu SAP w SI-Consulting. – Ponadto, uwzględniając fakt, że nie będzie to narzędzie wykorzystywane rzadko, tylko w przypadku kontroli skarbowej, lecz element comiesięcznego raportowania –  warto zwrócić uwagę na logiczny i ergonomiczny sposób obsługi narzędzia – korzystać z niego będą przede wszystkim służby finansowe a nie specjaliści IT. Wiele proponowanych Klientom rozwiązań koncentruje się wyłącznie na technicznej ekstrakcji danych – co nie zapewnia obsługi pełnego procesu tworzenia JPK.

Czy dane zawarte w Kreatorze JPK na pewno będą zgodne z wymogami MF? 

Projekt wdrożenia Kreatora JPK powinien każdorazowo rozpoczynać się od sprawdzenia, czy bieżący system zawiera i poprawnie rejestruje wszystkie wymagane dane. Czy system SAP rejestruje poprawnie daty operacji gospodarczych ze względu na obowiązek CIT i VAT? Czy jest w nim uwzględniony pełen zakres danych niezbędnych do sporządzenia deklaracji VAT? Czy całość operacji realizowana jest w systemie SAP? Te i inne pytania składają się na wstępną weryfikację, po której samo wdrożenie kreatora nie stanowi już wielkiego wyzwania.

– Wygenerowanie JPK prawidłowego z technicznego punktu widzenia, to jedno. Przedtem należy sprawdzić, czy merytorycznie jest on spójny i poprawny. Znając zawartość plików i powiązania między tabelami można zaprojektować testy umożliwiające wyselekcjonowanie transakcji, które mogą budzić wątpliwości fiskusa i odpowiednio wcześnie zareagować – zaznacza Tomasz Gałka, doradca podatkowy, partner w Kancelarii Olesiński & Wspólnicy, która współpracuje z SI-Consulting przy opracowywaniu rozwiązań dla JPK.

Czy do obsługi Kreatora JPK potrzeba kompetencji programistycznych? 

W myśl nowych przepisów Urząd Skarbowy może w każdej chwili zażądać od podatnika przedłożenia kompleksowego JPK. Automatyzacja pozwalająca na bezzwłoczną odpowiedź na to wezwanie jest więc warunkiem koniecznym do uniknięcia oskarżenia o utrudnianie czynności. Kreator JPK musi być prosty i wygodny w obsłudze dla pracowników.

– Do implementacji naszego Kreatora JPK wystarcza prawidłowe wypełnienie tabel konfiguracyjnych – rozwiewa obawy Renata Rokita – dyrektor Konsultingu SAP w SI-Consulting. – Po wstępnym przeszkoleniu można ją z powodzeniem wykonać we własnym zakresie.

Jak rozwiązać kwestie bezpieczeństwa danych?

Dane zawarte w JPK ze względu na wysoki stopień uszczegółowienia należy zaliczyć do tzw. danych wrażliwych. To z kolei, w połączeniu z szerokim zakresem danych, rodzi pytania o ich bezpieczeństwo.

– Sprawdzony dostawca gwarantuje dochowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa, a na nich nie warto oszczędzać. Trzeba zwrócić uwagę nie tylko na aspekty techniczne, bo większość rozwiązań działa podobnie jak systemy ERP, ale także na możliwość selektywnego przydzielania uprawnień dla użytkowników. To czynnik ludzki często jest najsłabszym ogniwem – podkreśla Paweł Rytelewski, prezes SI-Consulting.

Czy oferowane rozwiązania JPK były testowane w praktyce?

Ministerstwo Finansów kierunek zmian zapowiedziało co prawda we wrześniu 2015, ale na konkrety trzeba było czekać aż do marca tego roku. W związku z tym na przetestowanie rozwiązań programistycznych nie zostało wiele czasu. Tym bardziej warto poszukać dostawców, którym – mimo wszystko – się to udało.

– Prace nad opracowaniem rozwiązania rozpoczęliśmy już we wrześniu zeszłego roku, dzięki czemu
w marcu mogliśmy szybko dostosować się do ustaleń MF, a w maju rozpocząć pierwsze wdrożenia, m.in. w spółkach Grupy Impel. Tam Kreator JPK został sprawdzony zarówno od strony technicznej, jak i merytorycznej przez zespół księgowy – mówi Paweł Rytelewski z SI-Consulting.

Podany termin wprowadzenia zmian w przepisach jest nieuchronny. Wdrożenie rozwiązań JPK do funkcjonującego systemu SAP wymaga pełnego zaangażowania służb księgowych i informatycznych w firmie. Zaplanowana implementacja kreatora JPK pozwoli uniknąć ryzyka finansowego związanego z niewypełnieniem obowiązków sprawozdawczych wobec organów skarbowych.