Księgowość na miejscu czy w zewnętrznej firmie?

Samodzielne prowadzenie księgowości nie dla wszystkich przedsiębiorców jest łatwe i wygodne. Niektórzy nie radzą sobie dobrze ze sprawami rachunkowymi, a inni po prostu dla wygody wolą zlecić ich prowadzenie biuru rachunkowemu. Która opcja jest lepsza – księgowość na miejscu w firmie czy zewnętrzna?

Firmowa księgowość bywa skomplikowana. Poziom jej zawiłości jest tym większy, im większa jest firma. Mało kto prowadzi sprawy księgowe firmy sam, nawet jeśli jest to tylko jednoosobowa działalność gospodarcza. Zazwyczaj prowadzenie rachunków zleca się biuru rachunkowemu. Oczywiście księgowość małych firm jest zazwyczaj nie taka trudna, ale jednak zajmuje dużo czasu, które przedsiębiorca mógłby przeznaczyć na załatwianie innych spraw. Z tego względu wiele mniejszych firm decyduje się na powierzenie prowadzenia rachunków biuru księgowemu. Warto też wspomnieć, że w takim przypadku to zewnętrzny księgowy będzie wyjaśniał za przedsiębiorcę wszelkie niejasności w urzędzie skarbowym. Z kolei w dużych firmach zazwyczaj istnieją działy księgowe, które zajmują się wszystkimi sprawami związanymi z rachunkami.

Księgowość na miejscu

W dzisiejszych czasach prowadzenie księgowości samodzielnie przed przedsiębiorcę jest na pewno dużo łatwiejsze niż kiedyś. A to dlatego, że istnieje internet, w którym można znaleźć wiele poradników na temat księgowości i odpowiedzi na nurtujące pytania. Nie ma konieczności ręcznego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz ręcznego wystawiania faktur. Do dyspozycji jest wiele programów do fakturowania, które oszczędzają czas. O ile rozliczanie podatków jest uproszczone, to jednak i tak zabiera to sporo czasu, a dodatkowo trzeba pamiętać o składaniu deklaracji w terminie. Nieterminowość w tej kwestii skutkuje nałożeniem na przedsiębiorcę kar.

Zaletą firmowej rachunkowości prowadzonej samodzielnie jest to, że nie trzeba co miesiąc opłacać zewnętrznej firmy. A koszty takich usług stale rosną. Z drugiej strony jednak, prowadząc księgowość samodzielnie, przedsiębiorca ma mniej czasu na inne działania, w tym te związane z rozwojem firmy. Poza tym musi posiadać wiedzę rachunkową i śledzić wszelkie zmiany prawa podatkowego, co może być uciążliwe.

Księgowość prowadzona przez zewnętrzną firmę

Większość przedsiębiorców decyduje się jednak na przekazanie spraw księgowych profesjonalistom. Biura rachunkowe mają w ofercie prowadzenie księgowości tzw. uproszczonej, czyli dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz księgowości pełnej dla większych firm takich jak spółki. Koszt prowadzenia tej pierwszej nie jest aż taki duży, dlatego raczej każdy w miarę prosperujący przedsiębiorca może sobie pozwolić na taki comiesięczny wydatek.

Przedsiębiorca korzystający z takich usług dostarcza do biura rachunkowego wszelkie faktury, zarówno przychodowe, jak i kosztowe, a także inne potrzebne dokumenty. Zewnętrzny księgowy wykonuje rozliczenia i składa deklaracje do urzędu skarbowego. Zazwyczaj jest tak, że biuro księgowe ponosi odpowiedzialność za działania księgowe i odpowiada przed urzędem skarbowym w razie jakiejkolwiek kontroli. To zależy od zapisów w umowie o świadczenie usług rachunkowych.

Zaletami zlecenia księgowości na zewnątrz jest ponoszenie odpowiedzialności przez księgowego za składane deklaracje, a także to, że przedsiębiorca ma więcej czasu na prowadzenie działalności. Wadą jest konieczność ponoszenia comiesięcznych kosztów. Jednak zazwyczaj nie obciążają one zbyt firmowego budżetu, a przedsiębiorca ma pewność, że sprawy księgowe są prowadzone rzetelnie.

Księgowość online

Księgowość online staje się coraz popularniejsza. Daje ona możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej i sprawdzania na bieżąco rozliczeń prowadzonych przez biuro księgowe. Jest to najlepsze i najwygodniejsze rozwiązanie. Dlaczego zatem nie wszyscy przedsiębiorcy z niego korzystają? Barierą dla firm są w tym przypadku wysokie koszty zakupu sprzętu i oprogramowania koniecznego do korzystania z usług online. Być może jednak w niedalekiej przyszłości wszystkie firmy będą korzystać z tej metody? Tendencja jest bowiem taka, że sprzęt i oprogramowanie tanieją.

Księgowość online oferuje nie tylko sam system oprogramowania, ale także wsparcie merytoryczne specjalistów w dziedzinie księgowości i podatków, ale także ubezpieczeń i prawa pracy. W ramach usługi oferowane są: program do faktur, księgowość do VAT-u i PIT-u, środki trwałe, moduł kasa/bank, CRM, kadry i płace, analizy itp. Systemy te mogą być zintegrowane z aplikacjami takimi jak: Google Calendar, platformy e-commerce, bankowość online i wiele innych.

Opcja księgowości online nie jest jednak przeznaczona dla każdego przedsiębiorcy. Mogą z niej korzystać mikroprzedsiębiorcy i małe firmy, które prowadzą księgowość w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów albo rozliczają się w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Mogą ją wykorzystywać także firmy, których działalność nie jest skomplikowana. Zatem z tej formy rozliczania może korzystać aż 90% firm z sektora MSP.

Według statystyk z roku 2012 ok. 37% mikro- i małych firm prowadziło samodzielnie księgowość, w tym 21% korzystała z księgowości online. Zapewne liczba ta będzie stale rosła, gdyż zainteresowanie taką formą rozliczania jest coraz większe ze względu na powszechną cyfryzację.

Biur rachunkowych jest naprawdę dużo. Warto wybrać takie, które jest sprawdzone np. przez znajomego przedsiębiorcę. Duża konkurencja na rynku powoduje, że ceny takich usług nie są wygórowane. Poza tym zawsze można znaleźć biuro oferujące atrakcyjniejszą stawkę.

Liczne zlecenia z zakresu księgowości firmowej można znaleźć na stronie: http://oferia.pl/zlecenia/firma-biuro/ksiegowosc.

foto. pixabay.com