Tu jesteś
Outsourcing – czym jest i dlaczego warto się na niego zdecydować Firma Wiadomości 

Outsourcing – czym jest i dlaczego warto się na niego zdecydować

Wielu przedsiębiorców powierza sprawy księgowe, kadrowe i finansowe wyspecjalizowanym biurom księgowym, by móc zyskać więcej czasu na prowadzenie własnego biznesu. Zaufanie przedsiębiorców sprawia, że outsourcing związany z księgowością i kadrami rozwija się w błyskawicznym tempie. Powierzenie spraw księgowych w ręce doświadczonych i zaufanych firm księgowych daje komfort psychiczny i pomaga przedsiębiorcom skupić się na realizacji zamierzonych celów. Na czym dokładnie polega outsourcing i dlaczego warto u progu nowego roku zastanowić się nad taką formą współpracy?

Czym jest outsourcing?

Na początek warto podkreślić, że nie jest to pojęcie związane wyłącznie z księgowością. W tłumaczeniu oznacza: „zlecenie wykonania usług na zewnątrz”. Połączenie angielskiego słowa „out” z „source” można przetłumaczyć dosłownie jako „wyprowadzenie czegoś ze źródła”. Outsourcingiem można więc nazwać wyprowadzanie z firmy spraw niezwiązanych z produkcją, ale np. administracją, kadrami czy obsługą prawną. Nazwa outsourcing to skrót od „outsider-resource-using”, co można przetłumaczyć jako przekazanie zadań, funkcji i projektów firmie zewnętrznej.

 

Outsourcing w firmach

Outsourcing jest postrzegany jako strategia nowoczesnego zarządzania, która polega na przekazaniu innej firmie działań, bezpośrednio niezwiązanych z główną działalnością firmy. Dzięki temu firma może wykorzystać swój wewnętrzny budżet i zasoby w tych obszarach, które stanowią fundament jej działalności.

Najpopularniejsze obszary związane z outsourcingiem to:

  • szkolenia pracowników,
  • systemy informatyczne,
  • marketing i reklama,
  • finanse i rachunkowość,
  • obsługa klienta,
  • podatki,
  • administracja związana z kadrami.

 

Outsourcing a świadczenie usług księgowych

Umowa outsourcingowa nie jest tym samym, co umowa zlecenie. Prawo w Polsce nie reguluje zjawiska outsourcingu, gdyż nie jest to termin prawniczy, ale obszar będący na granicy zarządzania i ekonomii. Umowy outsourcingowe nazywane są w Polsce umowami nienazwanymi. Przybierają formę jednej lub kilku umów. Outsourcing jest działaniem długoterminowym. Umowa outsourcingowa to swego rodzaju partnerski układ. Między firmami nawiązuje się więź, którą można porównać do relacji dostawca-odbiorca.

W przypadku umowy outsourcingu o świadczeniu usług księgowych to Ustawa o Rachunkowości z 10 kwietnia 2010 roku umożliwia powierzenia prowadzenia ksiąg zewnętrznym podmiotom.

 

Osoba decydująca się na przekazanie ksiąg podmiotom zewnętrznym ma obowiązek:

– zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki, miejscu sprawowania zarządu czy w innym miejscu za zgodą organu kontroli albo nadzoru.

– powiadomić właściwy urząd skarbowy o zmianie miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych (musi to zrobić w ciągu 15 dni od momentu wydania dokumentacji zewnętrznemu podmiotowi).

– w ramach umowy outsourcingowej wziąć pod uwagę Ustawę o ochronie danych osobowych.

 

Umowa outsourcingowa krok po kroku

Umowę outsourcingową zawiera się w formie pisemnej.

 

Powinna ona mieć długoterminowy charakter i musi zawierać:

  1. Informacje dotyczące organizowania oraz koordynowania współpracy.
  2. Intencje i oczekiwania stron.
  3. Opis działań mających na celu osiągnięcie maksymalnych korzyści przez obie strony.
  4. Możliwość ewentualnych renegocjacji umowy.
  5. Warunki nadzorowania postanowień przez kooperantów.
  6. Działania związane z koordynacją różnych czynności podejmowanych przez obie firmy.
  7. Opis postanowień związanych z wywiązywaniem się z powierzonych zadań.
  8. Zapisy dotyczące poufności przekazywanych danych, szybkości przekazywania informacji i ich aktualizacji, obiegu dokumentów.
  9. Zasady raportowania działań oraz prowadzenia rozliczeń między partnerami.
  10. Zasady relacji w czasie współpracy.
  11. Zasady przechowywania i zabezpieczenia powierzonego mienia.
  12. Postanowienia dotyczące rozwiązań chronionych prawem autorskim.
  13. Warunki ograniczające lub zwalniające zobowiązania stron oraz zasady postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych.

 

Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing?

Przekazywanie pewnych działań firmy innym przedsiębiorstwom jest korzystne przede wszystkim ze względów finansowych. Fachowcy podają, że outsourcing umożliwia uzyskanie oszczędności rzędu 20 do nawet 50% w stosunku do kosztów prowadzenia księgowości w swojej firmie. Redukcja kosztów jest więc podstawowym argumentem, ale nie jednym.

Oprócz kosztów liczą się także:

  • realizacja usług na najwyższym poziomie;
  • specjalizacja pracy (możliwość koncentracji sił oraz środków na podstawowych celach firmy);
  • dostęp do specjalistycznej wiedzy oraz szkoleń;
  • większa elastyczność działań oraz wydajność dzięki oszczędności czasu i zasobów ludzkich;
  • zmniejszenie poziomu zatrudnienia z jednoczesną gwarancją, że osoby, które będą się zajmowały zleconymi pracami, są wykwalifikowanymi specjalistami w swojej dziedzinie;
  • mniejsze nakłady inwestycyjne na utrzymanie i organizację okresowych czynności, co odciąża różne działy, przykładowo nie trzeba pamiętać o sprzęcie, przechowywaniu i gromadzeniu danych, logistyce, kosztach personalnych, a także sprawach kadrowych;
  • usprawnienie procedur budżetowania i kontroli kosztów. Wydatki na outsourcing można wliczyć w koszty prowadzenia działalności;
  • zachowanie profesjonalizmu, gdyż biuro księgowe ma doświadczenie w prowadzeniu rachunkowości, jednocześnie outsourcing księgowy to zabezpieczenie przed ryzykiem popełnienia błędów. Firma świadcząca usługi księgowe podejmuje ryzyko prowadzonych działań i ponosi odpowiedzialność za swoje decyzje zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • szybsze rozwiązywanie różnych problemów dotyczących księgowości. Przy nieustannie zmieniających się przepisach mamy pewność, że pracownicy outsourcingowej firmy księgowej zaproponują nam korzystne rozwiązania;
  • biuro może oferować np. doradztwo podatkowe Warszawa czy doradztwo prawne Warszawa czy z zakresu kadr i płac.

 

Patrząc na listę zalet, trzeba zastanowić się, czy takie rozwiązanie ma jakieś wady? Zdecydowanie największą jest wybór nieodpowiedniej firmy do wykonywania prac. Innymi słowy, najważniejsza decyzja dotyczy tego, jak wybrać profesjonalne biuro księgowe. Najlepiej współpracować z wykwalifikowanym, doświadczonym i rozwijającym się partnerem, który dba o swoich pracowników. Złe decyzje mogą osłabić pozycję firmy, zwiększyć koszty jej prowadzenia i doprowadzić do kłopotów sądowych.

 

Jak wybrać partnera do outsourcingu?

Jeśli chcesz powierzyć część swoich obowiązków zewnętrznej firmie, to:

  1. Zastanów się, czy decydujesz się na outsourcing pełny, czy selektywny.
  2. Sprawdź, czy firma oferuje usługi najwyższej jakości.
  3. Upewnij się, że dana firma np. biuro rachunkowe Warszawa specjalizuje się w realizacji działań, jakie chcesz powierzyć, czy ma specjalistyczną wiedzę, a jej pracownicy są na bieżąco szkoleni.
  4. Dokonaj zestawienia potencjalnych partnerów do outsourcingu.
  5. Przemyśl zapisy umowy outsourcingowej.

Najlepszym wyborem będzie:

  • licencjonowane biuro księgowe (mającego licencję MF);
  • oferujące biuro wirtualne, ale też dowożące dokumenty do siedziby Klienta;
  • posiadające duże doświadczenie w prowadzeniu księgowości;
  • zatrudniające specjalistów związanych z innymi dziedzinami jak kadry czy prawo podatkowe;
  • posiadające ubezpieczenie OC swojej działalności o podwyższonej wartości;
  • wykorzystujące licencjonowane oprogramowanie gwarantujące dostęp do danych i ich bezpieczny przepływ;
  • zapewniające bezpieczne przechowywanie dokumentacji (polityka ochrony danych osobowych, monitoringiem inne pozostałe zabezpieczenia).

 

Warto sprawdzić, z jakimi podmiotami biuro współpracuje lub współpracowało (np. obsługa spółek akcyjnych, komandytowo-akcyjnych, komandytowych, start-upy, prowadzenie działalności zaczynając od firm jednoosobowych a na dużych przedsiębiorstwach kończąc).

 

Wdrażanie outsourcingu w firmie

Podsumowując, proces wdrażania outsourcingu w firmie można podzielić na kilka etapów.

Najważniejsze z nich to:

  1. Planowanie strategiczne wraz z wewnętrzną analizą i oceną.
  2. Gromadzenia informacji na temat ewentualnych podmiotów współpracujących, zanim dokonamy wyboru usługodawcy.
  3. Negocjacje i podpisanie umowy.
  4. Działania kontrolne związane ze wdrożonym outsourcingiem.

 

Outsourcing dobrym rozwiązaniem w biznesie

Outsourcing to bardzo wygodnie rozwiązanie dla firm, które chcą się skupić na prowadzeniu swojej działalności i ciąć koszty. Idealnie, jeśli uda się znaleźć firmę oferującą np. księgowość Warszawa, które pomoże w rozpoczęciu działalności lub wyprowadzi z zaległości. Wartościowym wyborem są biura księgowe mające doświadczenie w rozliczaniu dotacji unijnych i od lat działające na rynku. Szczególnie teraz, u progu nowego roku warto rozważyć outsourcing, by zająć się wyłącznie rozwojem swojej firmy i móc osiągać coraz wyższe dochody.

Polecane

Zostaw komentarz