Chcesz zorganizować profesjonalny event? Oczywiście możesz się uczyć na własnych błędach, ale jeszcze lepiej uczyć się na cudzych. Podczas planowania i organizowania wydarzenia, większość osób kieruje się nieaktualnymi schematami lub planami działania. Sprawdź, jakie błędy najczęściej popełniają organizatorzy i postaraj się ich unikać.
Brak strategii marketingowej
Wielu organizatorów eventów, bez względu na to, czy jest to dział marketingu, HR czy PR, zapominają w pośpiechu o celu swoich działań. Organizują wydarzenia bez żadnego planu. Nie zwracają przy tym uwagi, czy mają jakikolwiek związek ze strategią marketingową firmy. W rezultacie nie są zadowoleni z wpływu wywartego przez markę. Z kolei uczestnicy wydarzenia nie mogą go połączyć z Twoją firmą.
Zastanów się, czy w pełni wykorzystujesz potencjał eventu. Pamiętaj, że w ten sposób możesz budować świadomość marki i przyciągnąć potencjalnych klientów. Dlatego połącz wydarzenie ze strategią firmy. Dzięki temu nawiążesz wartościowe relacje z grupą docelową.
Brak pomiaru
To kolejny błąd, który często popełniają organizatorzy. Pamiętaj, że niemal każdą czynność wykonaną w trakcie organizacji wydarzenia należy zmierzyć. Nie ograniczaj się tylko do efektu. W ten sposób sprawdzisz, czy rzeczywiście osiągnąłeś zamierzone cele.
Prowadzisz płatną kampanię na Facebooku lub Google Ads? Chcesz zdobyć tylko większą liczbę obserwujących? A może naprawdę chcesz się zagłębić w szczegóły? Problem polega na tym, że bez pomiaru i analizy danych, nie dowiesz się, czy kampania rzeczywiście przyniosła jakiś efekt.
Wyobraź sobie sytuację, Twoje wydarzenie właśnie się skończyło. Było dużo ludzi, prawie wszyscy skorzystali z cateringu, niektórzy nie przyszli na drugi dzień imprezy. Jakie wyciągniesz z tego wnioski? Nie możesz tego zrobić, jeśli nie znasz przyczyn. Musisz wiedzieć, co spodobało się uczestnikom, a co nie spełniło ich oczekiwań. Pamiętaj, by zapytać ich o opinie. Dzięki informacji zwrotnej lepiej zaplanujesz kolejne wydarzenie. To bardzo ważne, szczególnie jeśli eventy mają być integralną częścią Twojego biznesu.
Po zebraniu odpowiedzi przeanalizuj je. Znajdź obszary, które są dobre i te, które wymagają poprawy. Wyciągnij z tego wnioski na przyszłość. Jeśli planujesz kolejne konferencje w Krakowie, konstruktywna informacja zwrotna naprawdę Ci pomoże.
Niedostosowanie wydarzenia do uczestników
Każde wydarzenie jest inne, dlatego postaraj się go dopasować do swojej grupy docelowej. Musisz ustalić cele eventu i zastanowić się, jak je osiągnąć. Jeśli organizujesz konferencję dla pielęgniarek, posługuj się językiem medycznym. Spraw, by miejsce wyglądało zgodnie z preferencjami uczestników. Pamiętaj, że musi panować na nim inna atmosfera niż na wydarzeniu dla programistów lub artystów. Zadbaj więc o odpowiednią salę, gadżety, jedzenie i sposoby komunikacji.
Niewłaściwe narzędzia do zarządzania wydarzeniem
Profesjonalni organizatorzy wykorzystują narzędzia do mierzenia efektu, komunikowania się z ludźmi i aktualizowania zmian. Twoje wydarzenie dotrze do większej liczby odbiorców, jeśli będziesz widoczny na stronie internetowej, w mediach społecznościowych i branżowych witrynach. Pamiętaj, by wykorzystać do tego odpowiednie narzędzia. Wybierz takie, które proponują aplikację mobilną. Dzięki temu możesz bieżąco wprowadzać wszystkie zmiany. Nie mnóż narzędzi, skorzystaj z zintegrowanego oprogramowania.