Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji

Ustawa o ochronie danych osobowych w precyzyjny sposób reguluje kwestie związane z zabezpieczaniem poufnych informacji o osobach fizycznych, również tych wykorzystywanych w procesie rekrutacji. Firmy poszukujące nowych pracowników lub zewnętrzne agencje pracy w czasie rekrutacji otrzymują wiele listów motywacyjnych i CV z imionami, nazwiskami, adresami, numerami telefonów oraz innymi danymi dotyczącymi kandydatów. Jak skutecznie chronić te informacje przed dostępem osób niepowołanych? Na czym polega ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji?

Ochrona danych osobowych – najważniejsze pojęcia

Dane osobowe to wszelkie informacje, które umożliwiają identyfikację konkretnej osoby fizycznej. W procesie rekrutacji pracodawca lub zewnętrzna agencja zyskuje dostęp nie tylko do informacji o adresie zameldowania lub zamieszkania, dacie czy miejscu urodzenia kandydata, ale także do jego numeru telefonu, adresu poczty elektronicznej czy adresu strony internetowej.

Przepisy zawarte w kodeksie pracy szczegółowo regulują, jakich informacji o potencjalnym pracowniku może żądać pracodawca lub osoba przeprowadzająca rekrutację. Należą do nich:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• data urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg zatrudnienia.

Dodatkowo przepisy znajdujące się w innych aktach prawnych umożliwiają pracodawcy uzyskanie informacji o dokumentach potwierdzających przebieg dotychczasowej kariery zawodowej kandydata (np. świadectwa pracy) lub uzyskania zaświadczeń lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do wykonywania danego zawodu.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Jedną z najbardziej istotnych kwestii związanych z przetwarzaniem danych osobowych w procesie rekrutacji jest wyrażenie na to zgody przez kandydata. Najczęściej można spotkać się ze specjalnymi klauzulami, które potencjalni pracownicy umieszczają w curriculum vitae.

Co jednak zrobić, gdy CV lub list motywacyjny nie zawiera adnotacji o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych kandydata? W takiej sytuacji pracodawca może powołać się na tzw. prawnie usprawiedliwiony cel, który w tym przypadku będzie przesłanką umożliwiającą wykorzystanie w celach rekrutacyjnych CV pozbawionego wspomnianej klauzuli.

Jak wygląda ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji?

Dostęp do informacji o kandydatach powinni mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy, a dane osobowe nie mogą być wykorzystane do innych celów, bądź też przekazane innym podmiotom. Pracodawca nie może więc przekazać CV kandydata innej firmie, np. poszukującej pracownika na podobne stanowisko. Po przeprowadzonej rekrutacji należy zniszczyć dokumenty aplikacyjne kandydatów, którzy nie zostali wybrani.

A co z częstą praktyką pracodawców polegającą na przechowywaniu CV i listów motywacyjnych do celów kolejnych rekrutacji? Co do zasady nie jest to zgodne z prawem, chyba że kandydat opatrzy dokument stosowną klauzulą – wyrazi zgodę na wykorzystanie CV na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Więcej informacji znajduje się pod adresem: proxymo.pl