Rodzaje podpisów elektronicznych
Wiele firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej. Bez wątpienia jest to rozwiązanie wygodne i oszczędne. E-dokumenty można podpisywać niezależnie od miejsca pobytu czy pory dnia, a dane można odpowiednio zabezpieczyć. Niezbędne do prowadzenia cyfrowej dokumentacji jest posiadanie podpisu elektronicznego. Jakie rodzaje podpisów elektronicznych można wykorzystać w codziennej pracy firmy?
Rodzaje podpisów elektronicznych
Ze względu na stopień bezpieczeństwa podpisu, istnieją podpisy niekwalifikowane oraz podpisy kwalifikowane. Te pierwsze, zwane też podpisami zwykłymi lub komercyjnymi, nie wymagają osobistej weryfikacji tożsamości. Tym samym nie są równe podpisowi odręcznemu, ani nie mają takiej samej mocy prawnej jak podpis odręczny czy podpis kwalifikowany. Można za to przechowywać je na dowolnym urządzeniu oraz eksportować w formie cyfrowej. Podpis elektroniczny niekwalifikowany może być z powodzeniem używany do podpisywania umów sprzedaży, dokumentów znajdujących się w wewnętrznym obiegu firmy, a także umowy zlecenia. Słowem, wszystkie dokumenty mniejszej wagi, nie powodujące skutków prawnych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis o takiej samej mocy prawnej co podpis odręczny. Zawiera dane elektroniczne powiązane logicznie z innymi danymi w formie elektronicznej. Każdy podpis elektroniczny jest potwierdzony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym. Certyfikat kwalifikowany służy uwierzytelnieniu tożsamości osoby składającej podpis. Certyfikowany identyfikator cyfrowy jest połączony z podpisem elektronicznym poprzez mechanizm szyfrowania. Dzięki temu jest to podpis bezpieczny, przypisany jednoznacznie do osoby go składającej.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany?
Żeby wyrobić sobie kwalifikowany podpis elektroniczny należy znaleźć certyfikowanego dostawcę e-podpisów. Na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji znajduje się wykaz sprawdzonych dostawców, u których można kupić podpis certyfikowany. Wystarczy wejść na stronę wybranego usługodawcy i zakupić certyfikat podpisu elektronicznego w sklepie internetowym. Należy podać wymagane dane. Następnie konieczne będzie odwiedzenie placówki firmy albo punktu partnerskiego w celu weryfikacji tożsamości za okazaniem dokumentu tożsamości z numerem PESEL. Jeśli weryfikacja przebiegnie pozytywnie, usługodawca wyda bezpieczny podpis kwalifikowany. A jak uzyskać podpis elektroniczny niekwalifikowany? Jest to łatwiejsze, ze względu na uproszczone warunki weryfikacji tożsamości.
Istnieją już różne platformy online ułatwiające sporządzanie e-dokumentacji i elektronicznych umów z wykorzystaniem podpisów zwykłych oraz kwalifikowanych. Platforma i aplikacja mobilna Umownik jest jednym z bardziej kompleksowych narzędzi do prowadzenia administracji firmowej i przemysłowej. Ponadto w Umowniku istnieje możliwość uzyskania online 15- minutowego certyfikatu kwalifikowanego, autoryzowanego z wykorzystaniem konta bankowego PKO lub Inteligo.
Dzięki systemowym usługom e-dokumentacji, prowadzenie nowoczesnej administracji staje się coraz wygodniejsze.
